설계용역비 청구를 위해 남겨야 할 자료

설계용역비 청구는 잘 쓴 문장이 아니라 잘 정리된 자료에서 시작합니다. 계약서가 있으면 다행이지만, 중소규모 사무소 사건은 구두 발주에 반복 수정, 인허가 협의가 뒤엉켜 계약서 하나로는 부족한 경우가 많습니다. 그래서 발주부터 수행, 납품, 사용, 대금, 중단 경위까지 갈래를 나눠 보관해 두어야 합니다.

자료는 양보다 순서입니다. 법원이나 상대가 볼 때 언제 어떤 요청이 있었고, 사무소가 무엇을 했고, 건축주가 무엇을 받았는지가 한 흐름으로 보여야 합니다. 파일명을 정리하고 원본 메일과 메시지를 지켜 두는 일부터 하면 됩니다.

발주 자료에는 부지 주소와 용도, 규모, 예산, 일정, 설계 범위, 감리 포함 여부, 인허가 대행 여부가 들어갑니다. 계약서와 견적서, 제안서, 카카오톡, 이메일, 회의 메모, 통화 뒤 확인 메시지가 모두 단서가 됩니다.

금액 합의 자료는 폴더를 따로 둡니다. 착수금 입금, 중도금 청구, 잔금 조건, 세금계산서, 대가 산정표, 분할 지급 약속이 여기 모입니다. 금액 자료가 흩어져 있으면 청구액을 계산하는 데만 며칠이 날아갑니다.

도면 파일은 버전이 생명입니다. 계획안과 수정안, 인허가 제출본, 실시설계본, 보완본을 파일명과 날짜가 보이게 정리합니다. 클라우드 링크만 걸어 두면 권한이 끊기거나 파일이 바뀔 수 있으니 원본을 따로 내려받아 둡니다. 납품은 도면 자체보다 전달 경로가 중요할 때가 많습니다. 이메일 발송과 메신저 첨부, 공유 링크, 출력물을 건넨 사진에 상대의 답장이나 수정 요청이 붙어 있으면 강한 증거가 됩니다.

미지급 상태에서 도서가 쓰였는지는 별도 쟁점입니다. 인허가 접수, 착공, 시공사 견적, 현장 게시, 분양 홍보, 후속 설계 변경 자료를 확인합니다. 캡처할 때는 URL과 캡처일을 남기고, 가능하면 원본 파일이나 공적 접수 자료를 확보합니다.

건축주가 지급을 미루기 시작하면 통화만 반복하지 말고 문자나 이메일로 미지급액과 지급기한을 확인해 둡니다. 일부라도 인정하거나 분할 지급을 제안하면 그대로 보관합니다. 시간이 지나면 상대는 기억이 다르다고 말합니다.

내용증명을 쓰기 전에 자료를 하나의 시간표로 엮습니다. 날짜, 건축주 요청, 사무소 수행, 전달 자료, 대금 관련 말을 한 줄씩 적어 내려가면 어떤 양식을 써야 할지 보입니다. 이 정리가 지급명령이나 소송 준비의 첫 단추입니다.